私はメールを書くのが遅い。（某ライトノベル調に）
手馴れた処理のメールでも、てにをはが間違ってないかとか誤字が無いかとか何度も見直し、重要だったり謝りのメールなんて書いた日には、きちんと相手に伝わる表現になっているか別の角度から受け取られたりしないか失礼な表現になっていないか、肝を冷やしながらメールを書いています。が、それでも発生する誤字脱字怪文、そして無駄に長文化して読みづらくなる文章…(´・ω・｀)
といっても、先日書いたブログのこだわりと同じくメールでも「段落」と「空白」を意識して書いているし、「タイトル」や「見出し」を工夫して長文でもわかりやすいメールを心がけている…つもり(´・ω:;.:...
ここのところ忙しくて、とくに「手馴れた処理」のメールを出すことが非常に増えたので、些細なミスを減らすために効率化を図ってみました。
といっても、以前どこかで見たハックの受け売りですが…
方法は簡単で「よく使うフレーズを IME に単語登録してしまうこと」、それだけです。
たとえば私は以下のようなフレーズを登録しています。すべて自分の作業に特化したものなので、変に見えるかもしれませんがそこはお目こぼしください。
書き出し：
いつも → いつもお世話になっております。＊＊ 玉田です。
おつ → お疲れさまです。玉田です。
内容：
いか → 以下のレビュを行い、指摘事項
かき → 下記のレビュを行い、指摘事項
かき → 下記の内容を確認いたしました。
かき → 下記、承知いたしました。
ごたいおう → ご対応をお願いいたします。
ごたいおう → ご対応ありがとうございました。
結び：
いじょう → 以上、よろしくお願いいたします。
いじょう → 以上です。
文書が中途半端になっているものは、そのあとに状況に応じた文章を続けて入力します。レビュ結果のメールの場合は、指摘事項「が＊件あります」とか、指摘事項「はありません」とか。
これだけでもだいぶタイピングの手間が省けますし、くだらない誤字は防げます。変換に登録しておくと、過去に出したメールをコピペするより手早く記述できると思います。
効率化とは違いますが、メールでこだわっていることがもう一点。上の変換例でもありますが「お疲れさま」とか「お願いいたします」の表記、わざと「様」や「致す」は ひらがな にしています。
どうしても冷たい印象になりがちの業務メールで、漢字が多いといっそう事務的に見える気がして、あえて ひらがな。
でもこれアタマワルイ子と勘違いされかねないから注意が必要。( ･´ω･｀)
あと文章を早く確実に書くには、練習と実践あるのみかなぁ…重要なのは打たれ強さかしら、ねぇ…
('ω`)
